最近、こんな悩みを抱えていませんか？
- タスクが多すぎて、どこから手をつければいいのか分からない
- 作業に集中できず、ついスマホを見てしまう
- 今日やることを決めて取り組んでも、結局終わらないことが多い
そこで今回は、私が作成したNotionのタスク管理テンプレートをシェアします！ このテンプレートの一番の特徴は、タスクにかかった時間を計測できることです。これにより、タスクへの集中力が高まり、スケジュール管理力も身につきます。途中でタスクを中断しても正確に時間を把握できます。
皆さんの生産性向上に確実に役立つテンプレートなので、ぜひこの記事で使い方を学んで、活用してみてください。
タスク時間計測のメリット
タスクを実行するときに、どれくらい時間がかかるか計測することには、メリットがたくさんあります。
気持ちを切り替えることができる
タスクの時間計測を始めることで、タスク集中モードに気持ちを切り替えることができます。タスク開始ボタンを押したらタスクに集中すると自分の中で決めることで、ちょっとしたルーティーンになり、それ以外の時間とのメリハリをつけることができるでしょう。
目の前のタスクに集中できる
タスクの時間を計測していると、そのタスクだけに集中したいという気持ちが高まると感じます。なぜなら、タスク実行中に別のことをしてしまうと、正しいタスク実行時間が測れなくなってしまうからです。
それによって、集中力が切れてスマホを見たり、別の作業を始めたりすることが減ります。
事前に見積もりを立てておくことで、スケジュール力が身につく
タスク実行前に、どれくらい時間がかかりそうか予測し、それを実際の所要時間と比べるという作業を繰り返すうちに、作業時間の見積もりを立てる力がつきます。
それによって、どれくらいで仕事が終わりそうか事前に判断できるようになり、仕事のスケジュールを立てるときなどに役立ちます。
データが取れる
私はNotionでタスクの実行時間を計測することによって、大学のテスト勉強で科目ごとの勉強時間が分かるようになりました。それを参考に、今日は勉強時間が少ない科目を勉強しようなどと決めて、科目間のバランスをとることができました。また、今までの勉強時間が分かるので、たくさん勉強してきたことを実感し自信につながります。
タスク管理テンプレートの使い方
Notionタスク管理テンプレートの使い方を解説します。まずはテンプレートを自分のワークスペースに複製してください。
プロジェクトを追加する
長期にわたってやるべき一連のタスクがある場合は、プロジェクトを作成します。
トップページ上部の「プロジェクト追加」ボタンを押すと、新しいプロジェクトのページが開くので、タイトルにプロジェクト名を入力して完了です。
プロジェクト一覧は、ページの下のほうにあります。
タスクを追加する
「タスク追加」ボタンを押します。
新しく作成されたタスクのページが開くので、タイトルにタスクの内容を入力します。そのまますぐにタスクを実行する場合は、タスクを実行するに進みます。
タスクの実行日を決める
新しく追加されたタスクは、「ストック」にたまっていきます。一日に一回、ストックの中身をチェックして、それらのタスクを実行する日を決めるのがおすすめです。
タスクを今日実行すると決めた場合は、「今日実行」ボタンを押します。別の日に実行する場合は、テーブルビューで「実行日」の欄をクリックして選択するか、下のカレンダーにドラッグ＆ドロップします。
タスクを実行する
タスクを実行する際は、タスクのページを開きます。
まず、タスクを実行する前に、タスクにかかる時間を見積もります。見積もった時間を「見積もり時間 (分)」に入力します。
次に、タスクを開始します。「開始・中断」ボタンを押すだけです。ステータスが実行中に変わります。
途中でタスクを中断する場合は「開始・中断」ボタンを押し、再開するときも同じボタンを押します。タスクの中断は何度でもできます。
タスクの開始時刻、中断・再開時刻などは、下の写真の位置に表示されていきます（スマホだと正しく表示されない場合があります）。
ここの時刻をクリックすることで、後から時刻を修正することもできます。
タスクを終了するときは、「完了」ボタンを押します。ステータスが完了に変わって、タスクにかかった時間と、見積もり時間との差が表示されます。
タスクの振り返りをする
「タイムライン」から、完了したタスクの振り返りができます。時間の使い方が適切だったかなどを振り返るのに役立ちます。
タイムラインには、「タスクタイムライン」と「中断あり」という2つのビューがあります。「タスクタイムライン」では、タスクの開始時刻から終了時刻までをタイムライン上に表示します。「中断あり」では、タスク開始後の中断を除いたタスク実行時間が表示されます。
最後に：自由にカスタマイズしてみよう
この記事では、タスク管理テンプレートの使い方を解説しました。
このテンプレートを使えばタスクを計画的に実行し、効率よく集中してタスクをこなせるようになると思います。
ですが、より便利に使うためには自分でカスタマイズすることがおすすめです！ Notionはテンプレートを自由にカスタマイズできることも魅力です。人によって必要な機能も変わってくると思うので、自分に合わせてテンプレートを変更したり、機能を追加したりしてほしいと思います。
工夫の例として、定期的に実行するタスクを設定する、大学の時間割や読書記録など他のデータベースと連携するなど、いろいろなことができます。
とはいえ、Notionを使い始めたばかりの人がカスタマイズするのは少し難しいでしょう。Notionは機能が豊富で全部理解するのは大変です…
Notionの使い方はYouTubeなどで学ぶこともできるので、この機会に少し勉強してみるのがおすすめです。また、私はcoconalaでNotionに関する質問回答サービスを提供しています！ このテンプレートのカスタマイズ方法についてもお教えできますので、もしよければご利用ください。
